Авторизация

x
Логин :
Пароль :
Войти через

Домашняя бухгалтерия

8 Октябрь 2009 0 1735 (с) dominsoft.ru

Вопрос домашней бухгалтерии для меня возник уже довольно давно, но, думаю, нет смысла обосновывать все преимущества, которые дает учет семейного бюджета.

Для себя я эту проблему решил с использованием одной СУБД, созданной для учета на фабриках/заводах (т.е. учет крупного бизнеса).

Но время от времени заглядываю в инет с целью посмотреть, а не появилась ли какая-нибудь интересная программка для домашней бухгалтерии? Я пересмотрел много предлагаемых софтин, и ни одна из них меня не устраивает. И вот почему: от домашнего учета я хочу получать ответы примерно на такие вопросы: сколько раз за последних полгода я сходил в кино, сколько килограмм яблок было съедено с начала года, кто тратит больше денег: я или жена, на каком рынке дешевле картошка, когда в прошлом году начался сезон клубники, на сколько за последний год выросли цены на подсолнечное масло, за сколько времени, в среднем, мы используем тюбик зубной пасты или шампуня и во сколько в месяц нам обходиться содержание кота и автомобиля?

К сожалению, все предлагаемые на сегодня программы для домашнего учета, построенные по принципу деления доходов и расходов на категории/подкатегории, не могут дать ответы на эти вопросы.

Хочу поделиться своим опытом ведения учета, может для кого-то он окажется полезным. Не исключаю и отзывов, что все, что я делаю, слишком сложно и никому не нужно. Но это уже судить каждому.

Свою систему я настроил таким образом, что учет ведется в разрезе Ответственных (членов семьи), Поставщиков, Номенклатуры (полного структурированного справочника по ВСЕМ товарам/услугам, а не просто Категория/Подкатегория), Количества покупаемого товара/услуги и его Цены.

При этом, моя система настроена так, что любой обыватель, далекий от бухгалтерского учета (я просто аудитор по профессии), в 10 мин. может научиться с ней работать.

Я больше чем уверен, что когда люди слышат слова «проводка», или, еще лучше «транзакция» - желание продолжать работу с этой программой резко уменьшается, т.к. далеко не все являются бухгалтерами или хотя бы экономистами, которые учили учет в институтах. В общем - никаких транзакций, а лишь работа со всем понятными наборами документов. Это первое.

Второе. У меня движение денег отделено от движения товаров/услуг. Это дает 2 преимущества: во-первых, я могу учитывать то, что попало в семью не за деньги, например, подарки. Во-вторых, раздельный учет денег и товаров/услуг вносит дополнительный элемент контроля в учетный процесс. Например, зарплату я вношу не просто как поступление денег, а сначала ее «начисляю», т.е. показываю долг работодателя передо мной. А в момент получения зарплаты я этот долг «закрываю». Аналогично и с другими подобными доходами/расходами: в своем учете я всегда вижу, сколько должны мне, сколько должен я, и сколько реально денег есть в семье. Не представляю, как можно реализовать нечто подобное в программах, где любая запись влияет на денежный баланс.

И это первое обязательное требование к учетной программе (раздельный учет денег и товаров/услуг). Если оно не выполняется - дальше можно не смотреть.

Итак, у нас есть приход и расход материальных (товаров) и нематериальных (услуг) ценностей, и приход и расход денег. И в этом домашняя бухгалтерия ничем не отличается от бухгалтерии фирмы «Купи-продай», разве что долговые отношения у последней несколько сложнее.

Учет движения товаров и услуг ведется с помощью приходных и расходных накладных. Это аксиома, никто за мировую историю не придумал еще ничего иного. Так же должно быть и в домашнем учете: вы потратились на новый костюм - это приход товара (но расход денег). Подвезли попутчика (а лучше попутчицу, а лучше симпатичную) на своей машине - это оказанная вами услуга, т.е. расход (но приход денег). Собственно, ваша зарплата есть не что иное как продажа ваших физических и умственных возможностей, т.е. для вас это расход ваших способностей, но приход денег )). Лично я зарплату так и учитываю - создаю расходную накладную в начале месяца, а потом оплачиваю ее денежными приходами. Очень удобно, всегда видишь, сколько тебе еще должны (это в случае, если зарплата выплачивается разными частями).

Соответственно, все, что вы купили, или вам подарили, или вы нашли, или сделали своими руками, оформляется приходной накладной.

Вот мы и подошли ко второму обязательному элементу учетной программы: при вводе приходной накладной должна быть возможность заполнять такие обязательные реквизиты («шапка» и спецификация).

  • Дата
  • Контрагент (у кого была осуществлена покупка - супермаркет «Метро», газетный киоск, рынок «Лукъяновка» и т.д.)
  • Ответственный (кто совершил покупку - я или жена или это общие расходы)

Эти реквизиты формируют «шапку» документа и заполняются один раз. Далее переходим к «спецификации», т.е. к тому, что конкретно приобреталось. В спецификации следует указывать:

  • Наименование (у меня справочник номенклатуры имеет максимально 4 уровня, например: Товары-Продукты питания-Напитки-Кока-кола,2л. Но в основном достаточно 3-х уровней: Товары-Бытовая химия-Мыло хозяйственное. Скажу лишь одно - 2-х уровней точно не достаточно)
  • Цена
  • Количество
  • Сумма

На практике каждый товарный чек представляет собой отдельный документ (приходную накладную). Это очень удобно, т.к. всегда достаточно сравнить итоговую сумму в введенной накладной с суммой чека, что бы понять все ли было введено верно.

Может показаться, что вводить каждое наименование из чека очень хлопотное занятие. С уверенностью (на личном опыте) заявляю, что нет, это просто. Напротив, я не представляю себе, как можно удобно и безошибочно разнести по нескольким категориям, таким как «Хозтовары» и «Продукты питания» один общий чек из супермаркета. Или вы, совершая покупки, пытаетесь сразу отделить мух от котлет, т.е. покупаете на один чек молоко и хлеб, а на другой - лампочки и салфетки?

Скажу больше, в моей системе настроены прейскуранты цен, которые автоматически обновляются при вводе приходной накладной. Поэтому, если в следующий раз я данный конкретный товар приобретаю в том же магазине (а такое случается довольно часто), то мне необходимо ввести только количество, а цена «подтянется» автоматически.

Далее такую приходную накладную я просто «связываю» с расходом денег. При этом необходимо указать, за счет каких денег (наличные в кошелке, платежная карта и т.д.) оплачивался товар. И все. На этом процесс ввода информации закончен. Таким образом, баланс денег считается автоматически. Я всегда вижу, сколько денег у меня на любой момент времени, и где они находятся (в кошелке, в копилке, на карточках, в подарочных сертификатах, в банке на депозите и т.д.).

Из личного опыта скажу, что очень полезно раз в месяц проводить инвентаризацию денежных средств. Если проводиться инвентаризация наличности, то это означает, что сумма денег из всех кошельков, карманов, сумочек и т.д. должна дать тот результат, который показывает программа. И надо отметить, что такая инвентаризация очень увлекательное занятие и весьма способствует развитию памяти. Сколько веселых моментов вспоминается, когда начиналось: «Ой, я забыла тебе сказать, я купила себе..», или: «Ой, я встречалась с подружкой и мы посидели в кафе...и я забыла тебе сказать». По правде говоря мне тоже частенько приходилось оправдываться, что давно нужна была новая видео карта или в прошлую пятницу скидывались на работе на сабантуйчик )) Здесь главное, чтобы не возникало конфликтов на ровном месте, т.е. вы должны быть готовы отчитаться по ВСЕМ своим тратам. И если все же есть что-то, что не хотелось бы афишировать, надо приложить определенные усилия для сокрытия такого левака, например, не всегда нужно сразу же хвалиться очередным повышением зарплаты и т.д., но это очень творческий процесс, и каждый его решает по-своему ))

Любая информационная система состоит из 3-х частей: процесс ввода информации, ее обработка, и процесс вывода в виде отчетов.

Поскольку элемент ввода был затронут довольно подробно, остановлюсь на отчетной части. Построенная описанным образом система позволяет на выходе формировать отчеты в таких широких формах представления, что вы с легкостью получите ответы на все вопросы, которые я задавал в начале статьи, а также на многие другие. На практике у меня все сводится к нескольким отчетам по закупкам (для наглядности все они представлены в виде картинок), таким как:

  • отчет за период в разрезе контрагентов (у кого и на какие суммы покупались товары/услуги) Смотреть
  • отчет за период в разрезе контрагентов детально (что именно покупалось у контгарента) Смотреть
  • отчет за период в разрезе направлений платежей (сколько ушло на продукты, сколько на одежду, сколько на кота, сколько на развлечения и т.д.) Смотреть
  • отчет за период в разрезе купленных товаров/услуг
  • отчет за период в разрезе ответственных (сколько потратил я, сколько жена, а сколько при совместных походах по театрам/магазинам) Смотреть
  • отчет за период по ответственным детально (что конкретно для кого покупалось) Смотреть
  • Просто для интереса я сделал себе отдельный отчет по бензину Смотреть, из которого видно средний расход. Правда для этого мне необходимо вносить данные о текущем пробеге в каждую накладную, связанную с приобретение бензина. Но это не сильно хлопотно. Зато интересно наблюдать за ростом цен - выросли на 70 коп. за последние пол-года.

Очень интересную картину предоставляет отчет за период по конкретному наименованию (когда, в каком количестве, и по каким ценам покупалось что-то конкретное). Такой отчет дает возможность, например, узнать, когда в прошлом году мы в первый раз попробовали клубнику, сколько клубники было съедено за сезон, по каким ценам она покупалась. С удивлением иногда обнаруживал, что больше всего клубники съедалось в начале сезона, когда она была самая дорогая )).

На представленном примере Смотреть видно, что Творог Президент дешевле всего стоит в Метро, а дороже всего - в магазине «Кондвыробы». Также видно, что за данный период было выпито (как минимум куплено) 19 банок Активии, что обошлось в 92.66 грн.  

Кроме того, такой отчет помогает выводить статистику по среднему расходу того или иного продукта. Если, например, в отчете по стиральному порошку за год видно, что мы покупали его 4 раза, то очевидно, что нам нужен 1 пакет в 3 месяца, и если, скажем, последняя покупка была 2 месяца назад, то, скорее всего, порошок кончается. Проверка «по факту», как правило, только подтверждает такую гипотезу. Вот вам и прогнозирование ))

Такие отчеты дают действительно полезную информацию, поскольку наглядно видно, что, например, дешевле на такси поехать на Лукъяновский рынок, который немного дальше от дома, чем затовариваться на рынке на Севастопольской, который рядом.

Или, например, когда узнаешь, что кот тебе обходиться дороже чем Интернет+мобильная связь, хочется задуматься над тем, как бы заставить животное приносить деньги в семью, хотя бы единоразово, с птичьего рынка ))

У меня есть также несколько интересных отчетов и по деньгам (в основном по приходу денег), но по известным причинам не буду приводить их примеры )).

Если подобные отчеты сможет выдать любая иная система домашней бухгалтерии - снимаю шляпу. Если нет - значит имхо есть куда расти )).

Теперь немного практики. Надо сказать, что процесс внесения информации за день занимает у меня меньше времени, чем время загрузки ноутбука. Но это было достигнуто путем ежедневной тренировки )) а также удобной настройки всей системы под себя. Не буду подробно все расписывать, но скажу только, что без структурированных справочников контрагентов и номенклатуры, а также прейскурантов цен и удобных форм ввода тут не обошлось. Наработанную базу номенклатуры и контрагентов можно хоть сейчас использовать без особых изменений и дополнений.

А теперь о самом главном ))

Основная проблема с учетом была связана с тем, что события происходят днем, тогда как свое отражение в учете они находят только вечером, и бывает непросто припомнить все расходы за день. При этом я могу выделить 3 уровня сложности:

  • Товарный чек. С ним не возникает никаких проблем, кроме как необходимости требовать его во всех возможных случаях. В чеке указано все: и дата, и контрагент, и наименование товара, цена, количество, и общий итог всегда сверить можно. И чек легко внести в учет даже через несколько дней после операции покупки. И вообще, привычка требовать чеки не самая плохая, частенько приходилось возвращать прокисшее молоко или туфли, рвавшиеся через неделю. И мы возвращали, и у нас забирали, и деньги нам отдавали ))
  • Но чеки дают не всегда. Легче всего запомнить те покупки, которые измеряются целыми числами и цены на которые более-менее стабильны: 2 раза проехал на маршрутке за 1 грн., 2 раза на метро, купил газету «Сегодня», пообедал по талону на 15 грн. и т.д. Дома вечером достаточно восстановить в памяти, как ты провел день, и все расходы такого рода легко вспоминались. И память тренируется )).
  • Хуже всего с покупками того, что измеряется на вес или объем, и цены на что не стабильны. Это в первую очередь продукты питания на базаре. Трудно запомнить, что картошки было 2,5 кг. по 3 грн., а помидор 1 кг. по 6,50 грн. и т.д. Вы меня понимаете. По началу все записывал. Благо жена всегда снабжала «инструкцией», чего надо купить на рынке, и оставалось только дописывать цену и количество. Потом научился и это запоминать, и знал все цены не хуже базарных барыг )) Кстати, помогает торговаться. А еще один положительный момент - дома мы на электронных весах сверяем количества. И это дает хорошую статистику по отдельным базарным точкам, и мы знаем, что здесь не довешивают, а там чуть дороже, но могут дать и с довеском.

А уж совсем печальная ситуация была, когда приходится надолго куда-то уезжать, а комп с собой не возьмешь Тогда вечером вместо программы приходилось все вносить «на листик», а домой возвращались с целой горой чеков )) Но выгоды от учета несравненно выше от затрат на получение этой информации, и учет мы продолжали вести.

Ситуация изменилась с появлением КПК - теперь стало проще запоминать расходы за день (оперативно вносить в КПК, а вечером переносить в учетную систему).

А вот теперь я хочу высказать свои пожелания на тему применимости КПК в домашнем учете. Я сторонник того, что учет на компьютере - большом брате (ББ) вести несравнимо удобнее, чем на КПК, т.к.:

  • набирать все быстрее
  • на большом экране видно все сразу

Об отчетах (а это самое главное в учетных системах) я вообще молчу, я не представляю, какую пользу можно извлечь из диаграммок и графиков (которые предлагаются в известных учетных программах под КПК), и как можно комфортно проанализировать отчет размером, скажем, в 2 листа А4.

Но у КПК одно неоспоримое преимущество - он мобильный. И эту мобильность надо использовать максимально.

Я бы хотел видеть учетную систему в таком виде, когда этап обработки и вывода информации был бы прерогативой ББ, а КПК использовался как дополнение (существенное) к этапу ввода данных.

Конечно, можно использовать и тот потенциал, которым КПК обладает «по умолчанию»: писать записочки в блокноты, или надиктовывать каждую покупку а потом вечером трансформировать аудио-поток в столбики цифр (это так я решаю проблему сейчас). И остается только мечтать, а вот если бы была такая софтинка, которая позволяла бы удобно, а главное быстро, вносить информацию о расходах оперативно, в момент их совершения, а потом выгружать ее в нужном формате на ББ, где бы она фиксировалась уже так, как надо. И ничего не надо синхронизировать, просто сливай данные и все. И на ББ при этом бы стоял не монстр ИТ-индустрии в сфере учета, а маленькая легенькая программулька, но которая может то, что описывалось выше. Больше не надо. Хотите анализ, бюджетирование, прогнозирование - пожалуйста. Эксель еще никто не отменял. Выгружайте все туда и рисуйте диаграммки/графики/бюджетики до уваления очей )) Конечно, если в программке эти возможности уже реализованы - их отменять не надо ))

Была у меня мысль обратиться к какому-нибудь умельцу, чтоб написал сносный интерфейс для КПК с возможностью экспорта на ББ, но понимаю, что вряд ли получиться что-нибудь пристойное, т.к. любым делом надо заниматься профессионально. Вот и решил написать свои мысли на счет домашней бухгалтерии словами, авось кто-то отзовется ))

НОВОСТИ
Подпишитесь на нашу рассылку!
только актуальные статьи
на тему личных финансов

​​

наверх

123