Как не сойти с ума от рабочих чатов

Почему избыток рабочих чатов может привести к выгоранию и как использовать мессенджеры для повышения рабочей продуктивности, рассказала психолог интернет-журналу Psychologies.ru.

На первый взгляд, рабочие чаты служат благой цели: эффективное общение, быстрый обмен информацией и принятие решений с высокой скоростью. Казалось бы, все это должно в разы повышать продуктивность, экономить время и облегчать рабочие процессы. Но на деле рабочие чаты для многих становятся постоянным источником изматывающего стресса. Бесконечным потоком сыпятся задачи, вопросы и порой совершенно лишняя информация. Оповещения заставляют постоянно отвлекаться, внимание переключается и теряется фокус на актуальных задачах.

Кроме того, зачастую общение в рабочих чатах не ограничивается промежутком времени с 9:00 до 18:00. Сообщения приходят и ранним утром, и поздним вечером. Получается, что мозг поневоле включен в работу все время бодрствования.

Наше сознание устроено так, что мы без напряжения можем воспринимать одновременно от пяти до девяти единиц информации

В противном случае что-то ускользает от внимания, теряется в памяти. Мы не можем закрыть одновременно все дела, про какие-то просто забываем. Но они продолжают висеть на неосознаваемом уровне, вытягивая энергию и вызывая подсознательное чувство незавершенности и неудовлетворенности собой.

Необходимость оперативно реагировать и отвечать, попытки удержать внимание сразу на нескольких чатах и разноплановых задачах, невозможность отключиться от работы в свободное время серьезно истощают ресурсы нашей психики.

Чат – это инструмент

Договоритесь с собой, что любая работа занимает ровно столько времени, сколько вы на нее запланировали. Для этого заранее составьте четкое, но гибкое рабочее расписание, оставив в нем около часа на решение непредвиденных вопросов. Так психике будет легче переключиться с рабочих задач на заранее запланированный отдых.

Проведите тщательную ревизию чатов в мессенджерах. Без сожалений удаляйте те, которыми давно не пользуетесь. Если кажется, что чат может еще пригодиться, запишите в свое расписание, что вернетесь к нему через неделю/месяц и тогда примете окончательное решение.

Определите временные промежутки, в которые вы проверяете рабочие чаты. Например, утром с 8:00 до 9:00, после обеда с 13:00 до 14:00 и вечером под конец рабочего дня с 17:00 до 18:00. Это отличный способ снизить тревожность и напряжение. Ведь нашей психике проще справляться с задачами, когда есть устойчивое предсказуемое расписание.

Поговорите с коллегами. Во-первых, предупредите их о своем расписании, в какое время вы просматриваете рабочие чаты. Во-вторых, подумайте вместе, от каких чатов можно вовсе отказаться без ущерба для продуктивности.

Распределите чаты по папкам. Отдельно — самые важные и срочные, отдельно — те, которые могут и подождать. Так вы не утонете в бесконечной ленте чатов, когда самое нужное уходит вниз и вы переживаете о том, что пропустили что-то ценное.

Важный совет для тех, у кого есть подчиненные: посмотрите объективно, не занимаетесь ли вы в рабочих чатах простой операционкой, которую должны выполнять ваши сотрудники. Возможно, вы попали в позицию опекающего родителя, который проверяет работу подчиненных и всегда готов подсказать и помочь, даже в ущерб себе. Что делать, если вдруг так оно и оказалось?

Составьте четкие правила распределения обязанностей. Обговорите, по каким вопросам к вам можно обращаться, лучше даже пропишите регламент.

Удалитесь из чатов с операционными текущими задачами или хотя бы выключите уведомления и отправьте их в отдельную папку.

Эти шаги не только освободят много времени и снизят тревогу. Вы также увидите, как вырастет ваша продуктивность, насколько меньше станет в чатах пустой болтовни и как увеличится эффективность решения рабочих задач. 

Фото из открытых источников