Восемь правил эффективных совещаний

Каждую неделю руководители участвуют в десятке совещаний с составом от пяти до 10 человек: в совещаниях по стратегическим вопросам, крупным проектам, развитию новых направлений бизнеса. У менеджеров высшего звена на совещания уходит 60% рабочего времени, да и то при условии, если встречи хорошо организованы. Никто не ставит под сомнение важность совещаний, но они имеют обыкновение затягиваться и вместо запланированных 1,5 ч длятся по 3–5 ч. Газета «Ведомости» опубликовала восемь правил, которые позволяют руководителю вдвое сократить временные затраты на 3-часовое совещание с 5–7 участниками.

1. Совещание начинается с подготовки. Мало разослать всем приглашение в Outlook с темой. Не поленитесь составить повестку – перечислить, какие вопросы будут рассмотрены и каков лимит времени на каждый вопрос. Таким образом участники сэкономят 5–7 мин на знакомство с регламентом, а качество обсуждения повысится.

2. Определите необходимый минимум участников. Чем больше участников, тем больше времени может быть потеряно. Не приглашайте участников только потому, что их присутствие не помешает. Задайтесь также вопросом, насколько необходимо участникам присутствовать на протяжении всего совещания. Иногда некоторых участников можно пригласить только на те 20 мин, в течение которых будет обсуждаться вопрос, в котором их участие необходимо, и отпустить после. Таким образом можно сократить состав на 2–3 человека и сэкономить до 15–20 мин совещательного времени (ведь каждый из присутствующих захочет высказаться по двум-трем вопросам повестки).

3. Позаботьтесь о том, чтобы все участники заранее погрузились в тему. Изучать информацию с нуля непосредственно во время совещания – значит потратить много нужного времени впустую. Распределите, кто какой вопрос готовит и какие материалы следует заранее выслать всем участникам совещания. Тем самым вы сэкономите 20–30 мин на вникание участников в детали. Бывали и случаи, когда после предварительного знакомства с материалами становилось ясно, что обсуждать еще нечего – проект слишком сырой.

4. Введите штрафы за опоздания. Сколько приходится ждать тех, кто не приходит вовремя? Минут 10, а то и 15. Штрафы вылечили многих опаздывающих. Имеет значение размер штрафа и наглядность наказания. Если в совещании участвуют восемь сотрудников со средней зарплатой по 200 000 руб. в месяц, задержка совещания на 10 мин обойдется компании в 1500 руб. Если кто-то долго привыкает к пунктуальности – у вас будет бюджет на корпоратив в конце года.

5. Контролируйте соблюдение регламента. Это требует мужества, и, возможно, пара совещаний у вас уйдет на то, чтобы доказать серьезность своих намерений не позволять тратить время впустую. Вы или назначенный вами сотрудник должны настойчиво напоминать о превышении регламента. Запланировали 15 мин на презентацию – значит, через 15 мин время истекло. Через некоторое время все в компании уже поймут, что за 15 мин нельзя рассказать презентацию из 50 слайдов. Также под вашим бдительным контролем должен находиться лимит времени на одно высказывание. Двух минут вполне достаточно, совещание – не место для пространных монологов. Мягко останавливайте увлекшихся и следите за тем, чтобы высказались все присутствующие – иначе зачем вы всех этих людей собрали? Экономия может превысить 30 мин.

6. Придерживайтесь основной темы. Больше всего времени уходит на само обсуждение. И вам придется не только следить за регламентом, но и выступать в роли фасилитатора, мастерски отслеживающего, чтобы дискуссия не переключалась на побочные вопросы и оставалась конструктивной. Как только начинается обсуждение темы, не имеющей отношения к повестке совещания, вмешивайтесь со словами: «Это другой вопрос, зафиксируем его на будущее». На пресечении уводов дискуссии в сторону можно сэкономить 10 мин.

7. Не позволяйте обсуждению превратиться в эмоциональную и непродуктивную перепалку. Чем жестче сотрудники отстаивают позиции, чем яростнее нападают друг на друга, тем меньше пользы для дела. Найдите, в чем все единодушны, зафиксируйте эти тезисы. Сформулируйте пункты, по которым позиции участников разошлись, и определите, как будут разрешаться эти противоречия. Или решение будет принято прямо на совещании, или потребуется собрать дополнительную информацию, или нужно привлечь эксперта, который не присутствует на совещании. На эмоциях и пустых спорах можно сэкономить 10–15 мин.

8. Зафиксируйте письменно все решения, принятые на совещании. И обязательно с датами исполнения и ответственными по каждому вопросу. Такой протокол совещания нужно разослать всем участникам. Если вы качественно провели совещание и точно сформулировали все непроработанные вопросы, этот протокол послужит основой повестки нового совещания. Если протокола нет – значит, совещание прошло впустую. Потому что за ним не последует никаких конкретных действий.

Эти простые правила позволят сэкономить 1,5–2 ч. Самое сложное для руководителя, ведущего совещание, – то, что он сам вовлечен в тему и должен принимать управленческие решения в ходе обсуждения. Он участвует в дискуссии, вникает в детали – и становится обычным участником, теряющим контроль над ситуацией. Ведущему нужно периодически абстрагироваться от содержания и смотреть на совещание как на процесс, хотя это и трудно.

Фото из открытых источников