Как проводить рабочие встречи с пользой

Совещания — неотъемлемая часть рабочего процесса, но их неправильная организация может нанести ущерб продуктивности и мотивации команды, пишет издание «БКС Мир инвестиций». 

Непродуктивные встречи часто приводят к состоянию, которое эксперты называют «совещательным похмельем». После них сотрудники чувствуют себя вымотанными, а их вовлеченность и эффективность падают.

К типичным ошибкам организаторов относятся:

 

отсутствие подготовки и четкой цели,

 

обсуждение личных тем вместо рабочих вопросов,

 

затягивание встреч на несколько часов без перерывов,

 

отсутствие конкретных решений и итогов, что ведет к новым совещаниям на ту же тему, 

 

слишком частые планерки по любому поводу.

Такие встречи отнимают время от основных задач, вынуждая сотрудников работать сверхурочно.

Чтобы встреча была полезной, достаточно следовать простым правилам:

 

четко сформулируйте цель, 

 

приглашайте только нужных людей — тех, кого напрямую касается повестка, 

 

подготовьте план: определите темы, регламент, роли участников и секретаря, 

 

делайте перерывы, если встреча длится больше 1,5–2 часов, 

 

устанавливайте регламент: ограничьте время выступлений и следите, чтобы обсуждение не уходило в сторону, 

 

сообщайте о встрече заранее (минимум за 2 рабочих дня), 

 

всегда подводите итоги и рассылайте участникам протокол с решениями и задачами.

Исследование The Work Innovation Lab (2024) показало, что более 90% офисных сотрудников хотя бы раз сталкивались с «совещательным похмельем». Для более половины из них это состояние снижало продуктивность, а 47% отмечали падение вовлеченности.

Правильная организация совещаний экономит время, повышает результативность и сохраняет энергию команды для важных задач.

Фото из открытых источников