Четыре ошибки тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — очень популярная тема: все вокруг говорят об управлении временем. Кажется, будто нельзя позволить себе не планировать занятость в реалиях ускоряющегося мира. Но одного управления временем недостаточно: в сутках всегда 24 часа — поэтому важно также научиться управлять собственным ресурсом. Интернет-издание «Нож» рассказывает об ошибках, которые мы делаем, планируя свою работу — и не учитывая свою энергию.

Тайм-менеджмент поможет вам, если нужно вычеркнуть из списка дел менее приоритетные, но когда речь идет об успехе планирования, есть еще одна идея, которую нельзя не принимать во внимание, — это управление внутренним ресурсом. Управлять ресурсом и временем одновременно мешают четыре заблуждения.

Эффективность ≠ Результативность

Часто кажется, что чем больше задач мы выполняем, тем лучше работаем.

Особенно если при этом мы ведем список дел и вычеркиваем из него каждую выполненную задачу. Благодаря таким галочкам мозг получает дополнительную стимуляцию за счет выброса гормонов дофамина и серотонина: мы испытываем удовольствие от выполненной работы и получаем мотивацию на дальнейшее движение. С эмоциональной точки зрения приятнее быть эффективным, чем результативным.

Но значит ли это, что мы тратим время на действительно важные вещи?Иногда в погоне за эффективностью мы забываем о том, каких именно результатов добиваемся. Однако для сбалансированной и продуктивной работы оба этих понятия: эффективность и результативность — крайне важны.

Как правило, легче добиться высоких результатов в том, что мы делаем часто (со временем навык и скорость растут). Иными словами, наша текущая занятость — это та самая зона эмоционального комфорта, из которой не всегда хочется выходить.

Но даже если мы умеем что-то делать и делаем это хорошо — не факт, что мы делаем то, что нам нужно. Порой эффективно мы выполняем вовсе не то, что было бы полезно для нашего роста, — и в итоге не добиваемся того результата, который хотели получить.

Работать много ≠ Работать хорошо

Работать много и работать хорошо — часто независимые друг от друга характеристики.

Качество вашей работы не определяется одним только затраченным на нее временем — на него также влияют ваш опыт, сосредоточенность, способность делать перерывы и переключаться в процессе, здоровый сон, спортивные нагрузки.

Попробуйте понять: почувствуете ли вы себя лучше, заменив ежедневный просмотр телевизора вечерней прогулкой или проснувшись на 30 минут раньше обычного и сделав зарядку? Возможно, больший упор на заботу о теле поможет вам добиться новых высот в умственном труде.

Многозадачность ≠ Грамотное распределение времени и сил

Умение работать в режиме многозадачности — один из самых популярных навыков, которые запрашивают работодатели, а соискатели указывают в резюме. Кажется, что этот навык действительно хорош: с ним мы можем оперативно закрывать входящие задачи, переключаясь и параллеля рабочие процессы.Но вопреки легенде о Юлии Цезаре, делавшем 3 дела одновременно, человеческий мозг способен эффективно выполнять только одну задачу за один отрезок времени. Это касается и работы в офисе в окружении переговаривающихся коллег: это не так продуктивно, как возможность решать задачу сосредоточенно, сидя в личном кабинете.

Проблема в том, что любой посторонний шум (чей-то разговор или телевизор, работающий в фоновом режиме) заставляет наш мозг постоянно переключаться, даже если мы этого не замечаем. Переключение между отвлекающими факторами со скоростью в несколько миллисекунд в итоге приводит к потере концентрации на приоритетных задачах.

Не только информационный шум снижает производительность: иногда мы организуем свое расписание так, что следование ему снижает нашу способность концентрироваться. Используя основы тайм-менеджмента, мы составляем список дел, но часто не обращаем внимания на характер задач. В результате расписание предполагает постоянное переключение между задачами разного типа. Наша работа над текстами, например, прерывается утром встречами, днем — созвонами с коллегами, а вечером — ответами на срочные письма.

Работать по ночам ≠ Работать с утра до вечера

Организм человека существует в тесной связи с ритмами светового дня. За синхронизацию уровня активности со сменой дня и ночи отвечает передняя часть гипоталамуса — супрахиазматическое ядро. Именно оно синхронизирует работу биологических часов организма, отвечая за выработку мелатонина и изменение температуры тела, в результате чего мы испытываем сонливость и прерываемся на сон.

У «сов» циркадные ритмы от рождения смещены, поэтому они чувствуют себя лучше, придерживаясь режима с более поздним засыпанием и бодрствованием. Но исследования показали, что таких людей не больше 20%.

Получается, что многие люди, определяющие себя как «совы», на самом деле ими не являются — однако продолжают практиковать поздние подъемы и засиживаются допоздна, пытаясь завершить начатые дела. Тем временем их внутренний ресурс страдает от работы в неподходящее время.

Выходит, большинство полуночников — не «совы», а те, кто не справляются с организацией распорядка дня.

Но и в течение дня мы не одинаково склонны решать аналитические и творческие задачи — в этом мы тоже подвержены определенным ритмам. Так, в ходе экспериментов ученые пришли к выводу, что пик способности решать сложные аналитические задачи приходится на утренние часы. А для задач, требующих озарения, лучше подходит вторая половина дня: в это время уровень когнитивной бдительности, позволяющий нам меньше отвлекаться на посторонние мысли, снижается, поэтому нам легче заметить неочевидные взаимосвязи.

Фото из открытых источников